Die beste Dashboard-Lösung für Unternehmen zu finden und zu implementieren ist eine große Herausforderung. Dennoch lohnt es sich, diese Herausforderung anzugehen, um das klassische Reporting via Excel, PDFs usw. auf Dashboards umstellen. Die Vorteile sind eindeutig: es optimiert Prozesse, reduziert Kosten und hilft dabei, schnell wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. In diesem umfassenden Artikel haben wir alle Informationen über Dashboarding-Tools zusammengestellt.
Was ist Dashboarding?
Mit einer Dashboard-Software können Sie alle Daten aus verschiedenen Quellen beziehen und in übersichtlichen, aktuellen und interaktiven Berichten visualisieren. Ein Dashboard ist wie ein Armaturenbrett, es zeigt auf einem Bildschirm den Status der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) und andere wichtige Geschäftsmetriken für die ganze Organisation, eine Abteilung, ein Team oder einen Prozess. Um die bestmöglichen Entscheidungen treffen zu können, sollte ein Dashboard für Folgendes in der Lage sein:
- Relevante Informationen in Form von sinnvollen KPIs & Diagrammen für die verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens präsentieren und damit die Zusammenarbeit erleichtern.
- Über Interaktionsmöglichkeiten, wie Drilldown und Filterung, die Erkundung der Daten ermöglichen. Dadurch können Analysen erleichtert und Trends oder Probleme schnellstmöglich erkannt werden.
- Immer die richtigen und aktuellen verfügbaren Daten widerspiegeln.
Mit einer Dashboard-Software wird die Datenerfassung erleichtert. Sie stellen eine Verbindung zu mehreren Datenquellen her, wie zum Beispiel zu ERP- und CRM-Systemen, Tracking Tools oder anderen unternehmensrelevanten Datenquellen. Über Analysen kann ein Großteil der Vorbereitungsarbeit übernommen werden, wie beispielsweise die Umwandlung von Formaten oder die Aggregation von Daten.
Warum Dashboards besser sind als Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel & Co.
Dashboards haben einige Vorteile gegenüber Excel und Co.:
- Zeitersparnis im Reporting-Prozess
Nachdem alle Datenquellen eingebunden sind und ein Dashboard erstellt ist, fällt der mühsame und zeitraubende Prozess der Dateneingabe für die Erstellung und Aktualisierung von Tabellen und Diagrammen weg. Die Daten fließen automatisiert in das Dashboard, wo diese in Tabellen und Diagrammen in definierten Zeitabständen oder, wenn gewünscht, in Echtzeit aktualisiert werden. - Aktuelle und korrekte Daten
Excel Berichte können keine genauen und aktuellen Daten übermitteln.
Durch das manuelle Kopieren und Einfügen steigt die Fehleranfälligkeit der Reports. Je größer die Datenmenge, umso wahrscheinlicher ist es, dass menschliche Fehler passieren. Durch die automatische Verbindung der Datenquellen können versehentliche Datenänderungen oder -verluste nur in sehr seltenen Fällen vorkommen. - Einfache Rollenvergabe mit Berechtigungskonzepten
Bei Dashboarding-Tools gibt es die Möglichkeit, Rollen zu vergeben. Dadurch können nur bestimmte Personen die Daten in Dashboards ändern oder anpassen. Bei Excel kann das Dokument zwar über ein Kennwort geschützt werden, jedoch kann jede Person mit Kennwort die Daten ändern. - Einfache Zusammenarbeit & Kommunikation
Die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit an einer Excel-Tabelle sind problematisch. Die Cloud hat es zwar für mehrere Nutzer:innen etwas einfacher gemacht, Änderungen an einer einzigen Tabelle vorzunehmen, aber es ist immer noch eine Herausforderung, die aktuelle Version zu verwalten, wenn jede:r einen anderen Bericht betrachtet. Im Gegensatz dazu ermöglichen Dashboards eine einfache Zusammenarbeit und Kommunikation. - Interaktive Reports, die das Storytelling unterstützen
Mit den Tabellenkalkulationsprogrammen, wie Excel oder Google Sheets können hauptsächlich statische Berichte erstellt werden. Dashboards hingegen sind interaktiv. Die Benutzer:innen können die Daten mit einigen Klicks weiter analysieren und bspw. ausgewählte Datenschnitte anschauen oder über Drill Down-Funktionen hierarchische Daten weiter erforschen. Zudem ist es durch die Vielzahl von Diagrammen und Datenquellen möglich, die Betrachter:innen über Storytelling durch die Berichte zuführen.
Welches Dashboarding-Tool ist das richtige für mein Unternehmen?
Die Grundlage für die Auswahl eines geeigneten Dashboarding-Tools ist die Prüfung der Wünsche, Bedürfnisse und Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens. Außerdem sollten Sie sich über folgende Aspekte Gedanken machen:
- Wie hoch ist das vorhandene Budget für die erstmalige Bereitstellung und zukünftige Betriebs- oder Wartungskosten?
- Wie viele Benutzer:innen werden die Software nutzen?
- Sollen die Benutzer:innen verschiedene Rollen bekommen, um nicht alle Daten für alle Benutzer:innen sichtbar zu haben?
- Welche Funktionen benötigen die Benutzer:innen?
- Welche & wie viele relevante Datenquellen gibt es?
- Müssen Benutzer:innen das Dashboard über Tablets und Smartphones erreichen? Falls ja, wird eine spezielle App oder ein mobiler Webbrowser verwendet?
- Sollen die Dashboards geteilt werden? Falls ja, müsste das Tool bspw. mit Plattformen wie Linux- oder Macs Systemen kompatibel sein.
- ...
Nur wenn im Vorfeld alle unternehmensspezifischen und technischen Anforderungen definiert und priorisiert wurden, kann die unternehmensspezifische Bewertung der verfügbaren Dashboarding-Tools beginnen.
Checkliste für Anforderungen
- Budget
- Nutzer:innen-Zahl
- Datenquellen
- Benötigte Funktionen
- Bestehende Analyseinfrastruktur
- Zugriff auf mobile Geräte
- Kompatibilität mit verschiedenen Plattformen
Die wichtigsten Funktionen eines Dashboarding-Tools
Es gibt sehr viele BI-Lösungen auf dem Markt. Wir empfehlen, diejenigen auf Ihre Auswahlliste aufzunehmen, welche die folgende Must-Have Funktionen haben:
Konnektivität und Zusammenführung der Daten
Das Dashboarding-Tool soll in der Lage sein, Daten aus den verschiedenen, unternehmensspezifischen Datenquellen zu ziehen. Die meisten Softwares bieten Zugriffsmöglichkeiten auf verschiedene Datentypen (z.B. Excel–Arbeitsmappe, Text-, CSV-, XML– oder JSON-Dateien) und Verbindungen zu Datenbanken (SQL Server, Oracle, Google BigQuery usw.), sowie Integrationen und Datenkonnektoren zu Onlinedienste wie Analyse- oder CRM-Software (wie Google Analytics oder Salesforce). Nutzer:innen müssen in der Lage sein, die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und Beziehungen zwischen diesen herzustellen. Einige Tools haben Limitierungen hinsichtlich des Data-Blending und der Anzahl der Beziehungen, was sich als problematisch herausstellen kann.
Datenvisualisierung
Dashboarding-Tools visualisieren die Daten automatisch zu Diagrammen. Alle Tools bieten dabei die meistgenutzten Charttypen wie zum Beispiel Balken-, Linien-, Torten-, oder Flächendiagramme an. Falls das Unternehmen eine spezielle Art von Visualisierung wie bspw. ein Sankey-Flussdiagramm oder ein Heatmap benötigt, sollte es möglich sein, diese im Tool zu erstellen oder zu importieren. Zudem sollte das Tool das Anpassen und Mischen verschiedener Kombinationen von Diagrammen bereitstellen. Gemäß unseren Erfahrungen lassen sich nicht in allen Tools mehrere Balken- und Liniendiagrammen kombinieren, was sehr frustrierend sein kann.
Datenfilter und Datenschnitt
Um tiefgehende Analysen zu ermöglichen, sollten Filter-Funktionen wie Dropdown-Menüs, Suchfilter und Slicer im Tool eingebaut sein. Dadurch können Benutzer:innen die Performance einer bestimmten Abteilung oder eine bestimmte Kampagne mit nur wenigen Klicks verfolgen. Bei hierarchischem Daten müssen die Benutzer:innen in der Lage sein, Drilldown/Drillup durchzuführen, um Daten bspw. auf jährliche, monatliche, wöchentliche oder tägliche Basis zu analysieren.
Benutzerfreundlichkeit und Benutzerdefinierte Berichte
Das Dashboarding-Tool sollte eine intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche besitzen, welche die Arbeit erleichtert und beschleunigt. Nutzer:innen sollten in der Lage sein, Filter, Ansichten und mehr im Bericht mit nur einem Klick zu ändern. Noch besser ist es, wenn diese benutzerdefinierten Filter oder Ansichten gespeichert werden können.
Benutzerzugriffe und Sicherheit
Es ist wichtig zu kontrollieren, welche Mitarbeiter:innen welche Inhalte erstellen, ändern, veröffentlichen oder verwalten dürfen. Daher sollte das Dashboarding-Tool sowohl individuelle als auch rollenbasierte Benutzerzugriffe haben.
Empfohlene Dashboarding-Tools und ihre Kosten
Tableau Desktop
Tableau ist eine Business Intelligence- und Analysesoftware, die für Unternehmen in jeder Größe entwickelt wurde. Ein Klassiker für „Jedermann“, einschließlich Analysten, Führungskräfte und IT-Teams. Die Software-Suite bietet verschiedene Produkte für alle Phasen des Datenlebenszyklus von der Datenvorbereitung (Tableau Prep) bis zur „grenzenlosen“ visuellen Analyse (Tableau Desktop).
Bei Tableau ist ein riesiger Umfang an möglichen, integrierbaren Diensten verfügbar und das Tool bietet viele einzigartige Möglichkeiten, mit den Daten zu interagieren. Benutzerdefinierte Visualisierungen können per Drag & Drop erstellt werden. Da Tableau zu Salesforce gehört, ist es eine sehr gute Wahl für Unternehmen mit Salesforce CRM.
Bei Tableau ist das Pricing ein großer Nachteil, es gibt keine kostenfreie oder vergünstigte Version. Sie bieten jedoch eine Testversion für 14 Tage an.
Power BI
Für Unternehmen, die bereits Microsoft-Tools verwenden, wie zum Beispiel Microsoft365 Cloud und Azure, kann Power BI das richtige Dashboarding-Tool sein. Das leistungsstarke Datenvisualisierungstool von Microsoft ermöglicht es Unternehmen, schnell auf ihre Daten zugreifen zu können und sie mit hunderten von integrierten, interaktiven Visualisierungen mithilfe einer Drag & Drop Schnittstelle zu bearbeiten. Power BI bietet Funktionen wie die Zusammenarbeit im Team, robuste Sicherheit, integrierte Datenkonnektoren und vieles mehr.
Die Anpassung von Farbvorlagen und Designs gestaltet sich bei diesem Tool allerdings als kompliziert, weshalb es weniger geeignet ist, wenn das Dashboard-Design eine große Rolle spielt.
Ein großer Vorteil von Power BI ist, dass eine kostenfreie Version (Power BI Desktop) existiert und eine Zahlung erst erforderlich ist, wenn man Information mit der Power BI App teilen möchte.
Klipfolio
Das Visualisierungstool aus Kanada ist weniger bekannt, aber eine richtig gute Alternative neben den großen Playern. Nutzer:innen können schnell und einfach eigenständig interaktive Dashboards mit Visualisierungs-Bausteinen, sogenannten Klips bauen. Mit Klipfolio ist es möglich, über 300 verschiedene Datendienste zu integrieren und mit Echtzeit-Daten Reportings zu erstellen. Eine sehr beliebte Funktion bei diesem Tool ist, dass sich Dashboards nicht nur auf Smartphones und Tablets sondern auch auf TV ganz einfach anzeigen lassen.
Data Studio / Looker Studio
Der größte Vorteil von Looker Studio, einem Google-Tool, ist, dass es kostenlos nutzbar ist. Außerdem können Daten aus allen Google Produkten, wie Google Analytics, Google Ads, BigQuery und Google Sheets unkompliziert importiert und aufbereitet werden, sowie Messwerte, Berichte, und Visualisierungen erstellt werden.
Google Looker Studio (früher Data Studio) ist geeignet für unerfahrene Anwender:innen, da es relativ einfach zu bedienen ist. In diesem Tool sind mehr als 150 Daten-Konnektoren integriert, jedoch weniger als bei den kostenpflichtigen Tools.
Ein Nachteil ist, dass das Tool relativ oft abstürzt. Zudem gibt es eine Limitierung beim Data-Blending: die Daten können derzeit aus maximal 5 verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
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